Cualquier organización que lleve un inventario de productos tiene la necesidad de mantener información precisa sobre los movimientos de todos estos artículos para servir mejor a sus clientes y administrar un negocio rentable. Ya sea que necesite administrar un armario de suministros o una operación de almacén de múltiples instalaciones, el objetivo es reducir los costos de entrada manual de datos, minimizar las cancelaciones de inventario y los excesos de existencias y aumentar la eficiencia en su cadena de suministro.

Una solución completa de gestión de inventario constará de software de gestión, ordenadores móviles e impresoras de etiquetas. Estas herramientas permitirán a su empresa realizar un seguimiento de los niveles de inventario y los movimientos en su almacén o almacén por artículo, número de serie o número de lote. Con una visibilidad completa de todo su inventario entrante y saliente, puede tomar mejores decisiones para mantener niveles de stock dinámicos que satisfagan las demandas de sus clientes y el uso.

¿Cuáles son los beneficios clave de un sistema de gestión de inventario?

Una solucion de gestion de inventario adecuada agiliza su negocio al reducir significativamente los costos y el desperdicio.

• Precisión – Elimine el error humano en el conteo de inventario.
• Velocidad – Reduzca las horas de trabajo mediante el uso de la captura de datos automatizada.
• Responsabilidad – Documentar las pérdidas y las pérdidas para identificar los pasos para reducirlas.
• Movilidad – Realice ajustes o reemplace etiquetas dañadas/ilegibles en el lugar utilizando computadoras móviles e impresoras.

¿Qué es la gestión de inventarios?

Los sistemas de gestion de inventario ofrecen beneficios a la operacion de todo tipo y tamaño de empresas. Un sistema de gestion de inventario disminuye los errores de entrada de datos, aumenta la productividad y reduce los costos operativos. Esto se logra reduciendo o eliminando la introducción manual de datos, los inventarios físicos manuales, los pedidos pendientes y la pérdida de ventas debido a niveles de existencias inexactos, cancelaciones de inventario y mermas. Con un sistema de inventario correctamente configurado, elimina cualquier ambigüedad en cuanto a lo que hay en su almacén y hacia dónde va.

Los sistemas de gestion de inventario suelen amortizarse en menos de un ańo. La mayor parte del retorno de la inversión se obtiene a través del ahorro en costos de mano de obra y la reducción de las pérdidas en las ventas debido a la falta de stock. Muy pocas empresas entienden lo barato y sencillo que es poner en marcha un sistema de gestion de inventario. El primer paso para determinar un sistema de seguimiento de inventario es comprender si se trata de inventario o de activos.

• Inventario se refiere a los objetos que una empresa vende, distribuye o consume de otro modo. Estos objetos "temporales" incluyen artículos y suministros de venta al por menor. En este caso, es posible que tenga 100 cajas de grapas en el inventario y, cuando usa una caja, la cantidad rastreada disminuye en uno. No le preocupa qué instancia específica se vendió, sino que se eliminó 1 de 100. Al final del día, quieres saber cuántos tienes en stock, a dónde fueron y cuándo pedir más. Esta visibilidad detallada del uso de su inventario le permite realizar ajustes en su proceso de pedidos y gestión para aumentar la eficiencia.

• Activos son objetos "permanentes" que una empresa utiliza internamente, como computadoras, herramientas o material educativo. Aunque los empleados pueden registrar el objeto dentro o fuera de un proyecto determinado, o incluso usarlo en casa, un activo pertenece en última instancia a la empresa y debe devolverse a la empresa. Siempre se realiza un seguimiento de un activo como un elemento único. Aunque tenga 10 del mismo equipo o herramienta, está administrando cada instancia como un artículo individual con su propia etiqueta de código de barras o etiqueta RFID única. La principal preocupación es tener información precisa sobre cada artículo específico, como la ubicación, la condición, la fecha de compra, el valor, el custodio, el último mantenimiento, etc.

Las soluciones de gestion de inventario son impulsadas (y limitadas por) el software que se utiliza. Las funciones básicas de inventario están cubiertas por todo el software, pero dependiendo de su necesidad de tener actualizaciones en tiempo real para su sistema, algunas aplicaciones serán más adecuadas que otras. La verdadera fortaleza de cualquier aplicación es la facilidad y profundidad con la que proporciona visibilidad del uso de su inventario. Características como establecer un nivel de existencias mínimo y máximo para cada artículo le permiten ejecutar un informe simple para ver lo que se debe volver a pedir. Los informes de uso de inventario son clave para mantener sus niveles de existencias relevantes para lo que sus clientes o empresa estan comprando/utilizando. Otra preocupación del software es el soporte para la cantidad de usuarios que tendrá. Algunas aplicaciones están orientadas a pequeñas empresas con licencias de usuario limitadas, mientras que otras son completamente abiertas para adaptarse a cualquier tamaño de empresa. Para tener una solucion de seguimiento de inventario eficaz, tendras que asegurarte de que el software de seguimiento de inventario es el adecuado para tu negocio.

¿Qué debe tener en cuenta al crear un sistema de gestión de inventario?

A la hora de elaborar un sistema de gestión de inventario eficaz y adecuado, hay que responder a algunas preguntas clave:

• ¿Qué tipo de inventario está rastreando? ¿Estuches vs. artículos individuales?
• ¿Necesitará realizar un seguimiento de los números de lote, lote o serie? ¿Fechas de caducidad?
• ¿El inventario ya está etiquetado? ¿Vas a crear tu propio SKU o números de pieza?
• ¿Necesita actualizaciones en tiempo real o se puede utilizar la recopilación por lotes?
• ¿Ya tiene una red inalámbrica instalada?
• ¿Qué tipo de informes necesitará del sistema?
• ¿Cuántos usuarios tendrás? Escritorio y móvil.
• ¿Será necesario sincronizar la base de datos de inventario con otros sistemas de software?

¿Cuáles son los componentes de un sistema de gestión de inventario?

Todos los sistemas de gestión de inventario constan de cuatro componentes principales:

• Software de seguimiento de inventario - El software que utilice determinará cómo realiza el seguimiento de su inventario. La compatibilidad con actualizaciones en tiempo real frente a actualizaciones por lotes y la profundidad de los informes determinarán qué aplicación es la más adecuada para su negocio.
• Computadora móvil – El seguimiento del inventario requiere que los usuarios estén en movimiento por todas sus instalaciones realizando actualizaciones y cambios. Dependiendo de su entorno y de la necesidad de comunicación inalámbrica, una gama de dispositivos puede servir a su proceso.
• Infraestructura inalámbrica – Muchas empresas necesitan que las actualizaciones de inventario se produzcan en tiempo real y una red inalámbrica es una herramienta necesaria para hacerlo. Independientemente del tamaño de su instalación, una red se puede escalar para adaptarla.
• Impresora de código de barras – Para rastrear los artículos de forma rápida y sencilla, deben estar etiquetados con un código de barras. La impresión se puede realizar en unidades fijas para impresión de gran volumen o en movimiento con impresoras móviles.