Qualsiasi organizzazione che dispone di un inventario di prodotti ha la necessità di mantenere informazioni accurate sui movimenti di tutti questi articoli per servire meglio i propri clienti e gestire un'attività redditizia. Sia che tu debba gestire un armadio di approvvigionamento o un'operazione di magazzino multi-struttura, l'obiettivo è ridurre i costi di inserimento manuale dei dati, ridurre al minimo le cancellazioni di inventario e le scorte in eccesso e aumentare l'efficienza della catena di approvvigionamento.

Una soluzione completa per la gestione dell'inventario sarà composta da software di gestione, computer portatili e stampanti di etichette. Questi strumenti consentiranno alla tua azienda di tenere traccia dei livelli di inventario e dei movimenti nel magazzino o nel magazzino per articolo, numero di serie o numero di lotto. Con la piena visibilità dell'intero inventario in entrata e in uscita, puoi prendere decisioni migliori per mantenere livelli di scorte dinamici che soddisfino le richieste dei tuoi clienti e l'utilizzo.

Quali sono i principali vantaggi di un sistema di gestione dell'inventario?

Una soluzione adeguata per la gestione dell'inventario semplifichera la tua attivita riducendo significativamente i costi e gli sprechi.

• Precisione – Elimina l'errore umano nel conteggio dell'inventario.
• Velocità – Riduci le ore di lavoro utilizzando l'acquisizione automatizzata dei dati.
• Accountability – Documenta le differenze inventariali e le perdite per identificare i passaggi per ridurle.
• Mobilità – Effettua regolazioni o sostituisci etichette danneggiate/illeggibili sul posto utilizzando computer portatili e stampanti.

Che cos'è la gestione dell'inventario?

I sistemi di gestione dell'inventario offrono vantaggi al funzionamento di aziende di tutti i tipi e dimensioni. Un sistema di gestione dell'inventario riduce gli errori di immissione dei dati, aumenta la produttivita e riduce i costi operativi. Ciò si ottiene riducendo o eliminando la digitazione manuale dei dati, gli inventari fisici manuali, gli ordini arretrati e le vendite perse a causa di livelli di scorte imprecisi, svalutazioni e perdite di inventario. Con un sistema di inventario correttamente impostato, rimuovi qualsiasi ambiguità su cosa c'è nel tuo magazzino e dove sta andando.

I sistemi di gestione dell'inventario in genere si ripagano in meno di un anno. La maggior parte del ritorno sull'investimento deriva dal risparmio sui costi di manodopera e dalla riduzione delle perdite di vendita dovute alla mancanza di scorte. Pochissime aziende capiscono quanto sia economico e semplice mettere in atto un sistema di gestione dell'inventario. Il primo passo per determinare un sistema di tracciabilità dell'inventario è capire se si ha a che fare con l'inventario o con i beni.

• L'inventario si riferisce agli oggetti che vengono venduti, distribuiti o altrimenti consumati da un'azienda. Questi oggetti "temporanei" includono articoli al dettaglio e forniture. In questo caso, potresti avere 100 scatole di graffette in inventario e quando usi una scatola, la quantità tracciata diminuisce di uno. Non ti interessa quale istanza specifica è stata venduta, ma piuttosto che 1 su 100 è stata rimossa. Alla fine della giornata, vuoi sapere quanti ne hai in magazzino, dove sono finiti e quando ordinarne altri. Questa visibilità dettagliata sull'utilizzo dell'inventario consente di apportare modifiche al processo di ordinazione e gestione per aumentare l'efficienza.

Gli asset sono oggetti "permanenti" che un'azienda utilizza internamente, come computer, strumenti o materiale didattico. Sebbene i dipendenti possano effettuare il check-in o il check-out dell'oggetto per un determinato progetto, o addirittura utilizzarlo a casa, un bene appartiene in ultima analisi all'azienda e deve essere restituito all'azienda. Un asset viene sempre tracciato come un elemento univoco. Anche se potresti avere 10 dello stesso PC o strumento, stai gestendo ogni istanza come un singolo articolo con la propria etichetta con codice a barre univoco o tag RFID. La preoccupazione principale è quella di avere informazioni accurate su ogni articolo specifico come posizione, condizione, data di acquisto, valore, custode, ultima manutenzione, ecc.

Le soluzioni di gestione dell'inventario sono guidate (e limitate da) il software utilizzato. Le funzioni di base dell'inventario sono coperte da tutti i software, ma a seconda della necessità di avere aggiornamenti in tempo reale del sistema, alcune applicazioni saranno più adatte di altre. Il vero punto di forza di qualsiasi applicazione è la facilità e la profondità con cui fornisce visibilità sull'utilizzo dell'inventario. Funzionalità come l'impostazione di un livello minimo e massimo di scorte per ogni articolo consentono di eseguire un semplice report per vedere cosa deve essere riordinato. La reportistica sull'utilizzo dell'inventario è fondamentale per mantenere i livelli delle scorte pertinenti a ciò che i tuoi clienti o la tua azienda stanno acquistando/utilizzando. Un altro problema del software è il supporto per il numero di utenti che avrai. Alcune applicazioni sono rivolte alle piccole imprese con licenze utente limitate, mentre altre sono completamente aperte per adattarsi a qualsiasi dimensione aziendale. Per disporre di una soluzione efficace per il monitoraggio dell'inventario, dovrai assicurarti che il software di monitoraggio dell'inventario sia adatto alla tua attività.

Cosa dovresti affrontare quando crei un sistema di gestione dell'inventario?

Quando si mette insieme un sistema di gestione dell'inventario efficace e adatto, ci sono alcune domande chiave a cui rispondere:

• Che tipo di inventario stai monitorando? Custodie vs. singoli oggetti?
• Sarà necessario tenere traccia dei numeri di lotto, lotto o serie? Date di scadenza?
• L'inventario è già etichettato? Creerai il tuo SKU o il tuo numero di parte?
• Hai bisogno di aggiornamenti in tempo reale o è possibile utilizzare la raccolta in batch?
• Hai già una rete wireless in atto?
• Di che tipo di reportistica avrai bisogno dal sistema?
• Quanti utenti avrai? Desktop e dispositivi mobili.
• Il database dell'inventario dovrà sincronizzarsi con altri sistemi software?

Quali sono i componenti di un sistema di gestione dell'inventario?

Tutti i sistemi di gestione dell'inventario sono costituiti da quattro componenti principali:

• Software di monitoraggio dell'inventario - Il software che utilizzi determinerà come monitorare il tuo inventario. Il supporto per gli aggiornamenti in tempo reale rispetto a quelli in batch e la profondità della reportistica determineranno quale applicazione è più appropriata per la tua attività.
• Computer portatile - Il monitoraggio dell'inventario richiede che gli utenti siano in movimento all'interno della struttura per apportare aggiornamenti e modifiche. A seconda dell'ambiente e delle esigenze di comunicazione wireless, è possibile utilizzare una serie di dispositivi.
• Infrastruttura wireless - Molte aziende hanno bisogno che gli aggiornamenti dell'inventario avvengano in tempo reale e una rete wireless è uno strumento necessario per farlo. Indipendentemente dalle dimensioni della struttura, una rete può essere scalata per adattarla.
• Stampante di codici a barre – Per tracciare gli articoli in modo rapido e semplice, devono essere etichettati con un codice a barre. La stampa può essere eseguita su unità fisse per la stampa di grandi volumi o in movimento con stampanti portatili.