De situatie

Von Steuben Metropolitan High School gebruikt sleutelhangers om de toegang tot de drukbezochte toegangsdeuren te regelen. Het bestaande toegangssysteem begon één voor één te falen, totdat ze alle drie problemen opleverden. Het bestaande systeem vereiste gedecentraliseerde programmering bij elke deur, wat tot 20 uur per week kostte om het verouderde systeem te onderhouden. Bij elke personeelswisseling moest een nieuwe sleutelhanger worden gescand, geprogrammeerd op de speciale pc van de systeemsoftware, geüpload naar een mobiel apparaat en vervolgens handmatig naar elke deurtoegangslezer worden geladen door de lezer fysiek te bezoeken en de nieuwe machtigingen te downloaden via een kabel vanaf het mobiele apparaat. Om het systeem te vervangen, gaf de oude systeemprovider een doorlooptijd van 4 maanden op tegen aanzienlijke kosten per deur.

De oplossing

Von Steuben High School nam contact op met Levata, die snel een systeem met draadloze sloten uit de 700-serie citeerde om het defecte toegangssysteem voor toegangsdeuren te vervangen. Door de betaalbaarheid van het systeem kon de school ook een extra beheerde toegangsdeur aan het systeem toevoegen. Het hele SimpleAccess-systeem werd een paar weken later geïnstalleerd, waarbij alle vier de deuren werden geleverd tegen een prijs die lager was dan de offerte van de oude provider voor slechts één deur.

Levata coördineerde het project van begin tot eind met de facilitair ingenieur van de school - hielp bij het kiezen van het juiste systeem en de juiste hardware-opties, het beheren van de installatie, het configureren van het systeem en het onboarden van het personeel in de gebruiksvriendelijke cloudgebaseerde software. Dankzij deze end-to-end service kon het personeel van Von Steuben zich blijven concentreren op hun dagelijkse taken.

Tegenwoordig biedt het systeem de flexibiliteit om toegangsfobs en -kaarten, pincodes en/of sleutels te gebruiken. Gebruikers en schema's kunnen eenvoudig worden toegevoegd of gewijzigd in de Levata-software vanaf elke pc of mobiel apparaat met internettoegang. Met het centrale beheerpunt van de software kunnen gebruikersrollen en roosters eenvoudig worden toegevoegd of verwijderd aan elk toegangspunt via het draadloze netwerk van de school.

Resultaten

De nieuwe oplossing van Levata wordt door de vele belanghebbenden gewaardeerd. De gebruikers krijgen het gemak van een betrouwbaar systeem en nieuw personeel dat snel aan boord is met toegang tot de faciliteit. De facilitaire ingenieurs hebben vele uren bespaard met de eenvoudige administratie. Wekelijkse rapportage biedt monitoring en geruststelling rond toegangsgebeurtenissen tot faciliteiten.

Bij een recent incident kreeg de school gemoedsrust van Levata's real-time tracking en rapportage van gebeurtenissen. De verloren sleutelhanger van een medewerker werd snel gedeactiveerd en met de toegangsgeschiedenis van evenementen was het gemakkelijk om te controleren of deze niet was gebruikt. Al deze real-time informatie was binnen handbereik van de beheerder toen het probleem zich voordeed.

Toekomstig gebruik

De ervaring met het nieuwe Levata-systeem is gedeeld en aanbevolen aan de centrale bronnen van het district. Er worden aanvullende gebruiksscenario's onderzocht die tijd en geld kunnen besparen door eenvoudigere toegang te bieden tot tijdelijk servicepersoneel ter plaatse, de responstijd voor toegang tot de faciliteit in geval van nood te verkorten ten opzichte van het huidige back-upplan van de sleutelkluis van het centrale district tientallen kilometers verderop, en extra faciliteiten toe te voegen die gemakkelijk op afstand kunnen worden beheerd onder één centrale interface.

Het nieuwe Levata-systeem heeft een nieuwe en betere toegangsoplossing geboden die gebruikers, personeel en facilitaire ingenieurs tijd en geld bespaart. Het systeem is flexibel om aan toekomstige behoeften te voldoen en is eenvoudig uit te breiden. Bovendien heeft Levata ertoe bijgedragen dat Von Steuben High School een veiligere school is geworden en dat het personeel productiever is geworden.